Fiche mission permanence

Fiche mission permanence

La tenue d’une permanence :

Merci à toi de bien vouloir faire partie de l’organisation des paniers de Campus Vert via une permanence que tu tiendras un jeudi ;

Ma mission :

–  Préparer la permanence : aller chercher le “kit-panier” au local et installer le stand à la cafétéria du Platane (s’arranger pour la passation et qui va le chercher)

–  Accueillir Mathieu, réceptionner les paniers  et lui fournir les paiements de la fois précédentes

 Assurer la distribution des commandes et récupérer les paiements  (amener un ordi)

Publier une recette pour donner envie à tous les abonné-e-s pendant une semaine

– Ranger la permanence et remettre tout en ordre

Le temps que ça nécessite : 

– Au total être dispo de 17h15 à 19h45, il faudra s’organiser pour qu’une personne passe au local de Campus Vert à l’institut zoologique pour récupérer le “kit-panier” nécessaire à la distribution et le déposer le lendemain de la permanence.

Qui m’accompagne ? :

– L’ensemble de l’équipe de Campus Vert est là pour toi, n’hésite pas à demander de l’aide si tu n’as jamais tenu de permanence, on est là pour t’apprendre ! Si jamais quelque chose n’est pas clair ou que j’ai un problème je peux appeler :

  • – Nathan : 0782386749 (Référent panier)
  • – Mathilde : 0678021571 (Présidente Campus Vert)
  • -Mathieu  : 06 19 90 34 84 (Notre agriculteur)

– Un autre membre actif de Campus Vert qui te contactera pour te faire une passation pour bien t’expliquer le fonctionnement de  la permanence.

– Un autre bénévole : la permanence  sera toujours tenue par deux personnes minimum

Comment vais-je remplir cette mission ? :

-Etape 1 :

-Je me rends au 12 rue de l’université à l’institut zoologique (bâtiment du musée de zoologie à l’arrière du musée, on rentre par la petite cour sur la droite du bâtiment)(s’organiser pour qu’une seule personne de la permanence le fasse).

-Je me présente au vigile en tant que membre de Campus Vert et demande la clef du local. Il est possible que le gardien ne soit pas là, dans ce cas, il suffit de rentrer dans le bureau et de prendre la clef qui est sur le mur du fond dans une bannette avec noté Campus vert dessus.

– Le local se trouve ensuite dans le couloir à droite du gardien, impossible de le manquer avec toutes les affiches sur la porte.

-Je prends le kit-panier : c’est un  tote bag accroché derrière la porte avec écrit Kit-Panier

-Je vérifie qu’il contient : le porte vue avec tous les documents nécessaires à la permanences, la caisse “pot de yaourt”, la caisse en carton “paiements des paniers” la clé du local de l’UNEF, un tee-shirt Campus Vert à poser pour notre visibilité, des éco-guides à distribuer, les actualités de l’association.

-Je referme le local, rends la clé au vigile et pars pour la cafétéria du Platane (Allée rené Capitant).

(Cette étape peut être faite dans la matinée ou la veille de la permanence)

Etape 2 :

-Je prends dans la cafétéria deux grandes tables où s’installer pour la distribution

-Je vais chercher dans le local de l’UNEF au fond de la salle les caisses vertes pliées et rangées, les boîtes d’œufs vides qu’il faudra remettre à Mathieu et les sacs d’appoints.

-Je dois avoir fini ces étapes avant 17h40 le jour-J !

Etape 3 :

– Mathieu arrive sur les environs de 17h15-30  au local, je n’hésite pas à engager la conversation avec lui, je lui donne  les caisses vertes vides, les sachets crafts et les boîtes d’œufs, le temps de décharger toutes les piles de légumes il part aux alentour de 17h45

– Je récupère la feuille récapitulant toutes les commandes avec le nom et les coordonnées de chaque personne que Mathieu me donne

– Je donne à Mathieu l’enveloppe -Chèques et Espèces- présents dans le classeur des paiements de la fois précédente

-Une fois Mathieu parti, je peux réorganiser les caisses comme je le sens afin que cela soit le plus pratique.


Ça y est la permanence peut commencer  ! Je n’hésite pas si tout n’est pas prêt à faire attendre les CampusVerdiens en avance.

  • Assurer la distribution des commandes

– A chaque fois qu’un adhérent vient récupérer sa commande, je l’accueille, lui conseille de prendre son panier, qu’il doit trouver parmi tous et de me rapporter l’étiquette présente sur le panier avec son nom, puis  il doit signer la feuille des commandes donnée par Mathieu. (Je récupère toutes les étiquettes que je pourrais jeter à la fin de la permanence, cela évite que Mathieu les enlève ensuite une à une). 

– Je vérifie que l’adhérent a réglé son solde, si ce n’est pas le cas, je lui rappelle le montant qu’il doit à Mathieu pour qu’il paye son solde que je mets dans la caisse “paiements des paniers”. Si jamais il n’a pas la monnaie pour rendre l’argent avec les règlements des autres je peux prendre en dernier recours les sous dans la caisse de yaourt – je vérifie que le montant de cette caisse est bien indiqué sur un papier à l’intérieur-   je ferais les comptes à la fin de la permanence. Si l’adhérent demande quel moyen de paiement privilégié c’est dans l’ordre le virement (envoyer un mail à Mathieu pour le RIB) puis le chèque puis l’espèce. Car un RIB, campus vert n’a pas à le gérer, et de l’espèce il faut faire un reçu : prendre le carnet type tombola et noter sur chaque moitié, le numéro d’adhérent panier, le nom et le montant donné, tamponner chaque moitié à l’aide du scarabé.

– quand tout est bon, je coche le nom !

– IMPORTANT : Pour chaque paiement, je dois remplir la fiche paiements avec dans le bon tableau (chèque ou espèce) le numéro d’adhérent, le nom et le montant.

Notes : 

-Si l’abonné n’a pas de sac, je peux lui prêter un sac d’appoint, en lui expliquant qu’il faut bien qu’il le ramène la fois suivante en plus de ses contenants propres.

-Si l’abonné a pris des œufs je lui demande de ramener la fois suivante la boite. Et je récupère au fur et à mesure les boîtes de ceux qui les ramènent.

-Je n’oublie pas que Campus Vert n’a aucun but commercial, je suis là pour passer du bon temps à discuter avec les adhérents, Mathieu et la personne avec qui je partage la permanence .

-Au fur et à mesure de la permanence je m’assure que les caisses vertes vides sont pliées, sans étiquettes et empilées à part cela facilite la tâche à Mathieu la semaine suivante. (personne ne doit partir avec)

-Une fois 19h15 arrivé, je peux appeler les personnes n’ayant pas récupéré leur commande. Le numéro de téléphone est sur la feuille des commandes.

Comment faire si quelqu’un n’est pas encore adhérent ?

  • Des bulletins d’adhésions sont dans le porte-vue, il faut que la personne le remplisse et nous le redonne pour qu’on ait une trace de son adhésion.
  • Le montant minimum est de 2€ pour les étudiants et 5€ pour ceux qui le sont plus. A leur guise de donner plus s’ils le souhaitent.
  • S’ils n’ont pas l’acompte il faut utiliser le pot en yaourt qui fait office de caisse pour les permanences.
  • Il faudra bien noter sur le bulletin d’adhésion le montant donné !
  • Après chaque adhésion on rempli une liste des adhésions avec seulement nom et montant donné (cela évite qu’il y ai de l’argent “qui se crée”)

A noter que pour bénéficier des paniers de Campus Vert il faut être adhérent (valable pour une année scolaire)

Comment faire les comptes à la fin de la permanence ?

  • 1 : Je compte les sous qu’il y a dans le pot de yaourt (caisse de campus vert), dans l’enveloppe adhésions et dans la boîte paniers de campus vert 
  • 2 : Je compte combien les adhésions du jour ont dû rapporter
  • 3 : Je remet le montant de départ dans le pot de yaourt (favoriser les pièces)
  • 4 : Je met le montant correspondants des adhésions dans l’enveloppe correspondante
  • 5 : Je met le montant des paiements espèces des paniers dans l’enveloppe à destination de mathieu
  • 6 : Je vérifie dans chaque caisse que la somme présente et celle qui doit s’y trouver grâce à tous les papiers un peu relou que j’ai rempli pendant la permanence.

Exemple  :  

–  il y a au départ 26.5€ dans la caisse campus vert 

 –  à la fin il y a  45€ dans le pot de yaourt, 150€ dans la caisse pour Mathieu et 5€ dans l’enveloppe adhésions

–  Je remet 26.5€ dans la caisse campus vert

-Je compte qu’il doit y avoir 130€ pour Mathieu et 43.5€ pour les adhésions

– Je met 130€ dans l’enveloppe vers Mathieu et 43.5€ pour celle des adhésions

-Le compte est bon !

ps : ça n’arrivera pas souvent car normalement les personnes payent au début de la période.

  • 7 : Je peux ainsi mettre les espèces des paniers dans une enveloppe où je mets la date du jour et le montant du jour et ajouter les chèques, je la range dans le porte-vue.

  • Ranger la permanence et remettre tout en ordre. 

– Je range les caisses vertes, les sacs d’appoint et boîtes d’œufs  dans le local à l’endroit où je les avais trouvé.

-Je remet les tables dans l’état où je les ai trouvées.

-Je nettoie les salissures

-S’il reste des paniers que personne n’a récupéré à la fin de la permanence, je décide de ce que je veux en faire et note sur le fichier la non réception dudit panier.

– Le tableau des paiements est à envoyer (en photo ou en PJ si sur ordi) à campusvertstrasbourg@gmail.com ou directement à contact@riedoasis.fr (avec en copie campusvert) , cela permet à Mathieu de savoir combien il devra récupérer la fois suivante et de mettre à jour les soldes.

-Je prends le tote bag avec les clés, les enveloppes, la caisse en pot de yaourt, le porte-vue dans laquelle je range la feuille d’émargement et je les ramène au local (cf description pour les récupérer) le soir ou le lendemain.